Personuppgiftspolicy
Policy för personuppgiftshantering -GDPR
Innehållsförteckning
1 Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att säkerställa att vi hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.
2 Tillämpning och revidering
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.
Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.
Personuppgiftsansvarig Henrik Mahan är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.
Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.
3 Organisation och ansvar
VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. VD har delegerat implementering av denna policy till Personuppgiftsansvarig Henrik Mahan.
Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
4 Begrepp och förkortningar
| Begrepp | Betydelse |
| Personuppgift | En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. |
| Registrerad | Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register. |
| Personuppgiftsbehandling | En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering. |
5 Personuppgiftsbehandling
· Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
o Laglighet
o Ändamålsbegränsning
o Uppgiftsminimering
o Korrekthet
o Lagringsminimering
o Integritet och konfidentialitet
· För följande behandlingar gäller särskilt följande.
· De Excelfiler som innehåller personuppgifter ska i varje projektmapp sparas i undermappen ”Upplåtelseavtal” och raderas ej efter genomfört uppdrag. Motivationen till detta är att vi skapar de upplåtelseavtal som gäller from då och kommer alltid att finnas. Stundom blir vi på Braboende kontaktade av förvaltare, bostadsrättshavare, advokater, mäklare m.m. som söker de ursprungliga upplåtelseavtalet.
· Externa mail som innehåller personuppgifter ska raderas 1 år efter genomfört uppdrag
· Interna mail som innehåller personuppgifter ska raderas 1 år efter genomfört uppdrag
· Eventuella utskrifter/pärmar innehållande personuppgifter ska raderas 1 år efter genomfört uppdrag
· Lösenordskyddade telefoner och datorer, lösenord ändras var tredje månad
· Lösenordskyddat Wifi samt brandvägg
· Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Behandlingsregistret
· Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
· Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till Personuppgiftsansvarig Henrik Mahan. Personuppgiftsansvarig Henrik Mahan ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
· Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.